Check lista dobrego eventu – Michał Ratajczak

Powracający uczestnik jest lepszy niż ten jednorazowy.

Mówi Michał Ratajczak na scenie #LinkedinLocalVirtual, które to odbywa się właśnie na platformie Gridaly.

Jak jednak zadbać o to, żeby uczestnicy do nas powracali?

Planowanie eventu warto zacząć od jego celu:

• Employer branding
• Edukacja i rozwój kompetencji
• Komercjalizacja (sprzedaż biletów, partnerstwa)
• Promocja usług i produktów
• Networking i relacje biznesowe

Michal zdradził swoją check listę na udany event:

• Dowiedz się kim jest publiczność.
• Propozycja wartości dla uczestnika – edukacja / networking / rozrywka.
• Zadbaj o angażującą komunikację – promocja wydarzenia, grywalizacja, networking – tak jak na LLV 😎
•  Agenda – szanuj przerwę, to czas dla ludzi, nie bufor na opóźnienia. Dobrze oznacz odpowiednie elementy.
• Moderator powinien dbać o czas, ale też kontakt z ludźmi.
• Feedback powinien być prosty, szybki i nagradzany.

Posumowanie graficzne wystąpienia opracowała Sylwia Chmielewska (rysuję EVENTY).

Wyobraź sobie, że spędzasz setki godzin nad promocją konferencji, inwestujesz w reklamę, a potem patrzysz, jak uczestnicy… nie wracają. Ten scenariusz dobrze znają działy marketingu, sprzedaży i HR w dużych firmach. Michał Ratajczak, CEO i współzałożyciel Gridaly, zebrał swoje doświadczenia ze współpracy przy kilkuset projektach eventowych, by pokazać krok po kroku, jak stworzyć wydarzenie, na które publiczność chce wracać. To opowieść o wartości, celach, angażowaniu i dbałości o każdy detal agendy. 

Punkt wyjścia? Poznaj swojego odbiorcę.
Dlaczego Michał podkreśla, że

„Powracający uczestnik jest lepszy niż ten, który przychodzi tylko raz”

Bo pozyskanie nowej osoby kosztuje znacznie więcej. Analizując oczekiwania i motywacje, możemy zbudować propozycję wartości – zestaw benefitów, dzięki którym Twoje wydarzenie stanie się dla uczestnika nie do odrzucenia.
W modelu Gridaly zwraca uwagę na trzy główne filary:

• edukację
• networking
• rozrywkę. 

Konferencja biznesowa to co innego niż piknik firmowy, a startupowe festiwale wyróżniają się przestrzeniami do umawiania spotkań i matchmakingu. 

Przykład? Carpathian Startup Fest. Bilety podstawowe gwarantują swobodny networking, natomiast wyższe poziomy umożliwiają umawianie 1:1 przez aplikację oraz dostęp do dedykowanych stref. To proste rozróżnienie potrzeb pozwala każdemu uczestnikowi poczuć się zaopiekowanym i skłania do ponownego zakupu wejściówki. 

Dobry event zawsze zaczyna się od jasnych celów. Czy chcesz zbudować wizerunek pracodawcy? Pozyskać leady i partnerów biznesowych? A może umocnić pozycję eksperta w branży? Każdy cel wymaga innego podejścia i wykorzystania narzędzi. Michał pokazuje, jak Local LinkedIn Virtual angażuje uczestników jeszcze przed eventem dzięki spersonalizowanym mailom z graficznymi wyzwaniami. 

Business dating, speed networking czy mastermindy to kolejne mechanizmy, które można zaimplementować.
W dobrze zaplanowanej aplikacji znajdą się:

• stoliki numerowane
• sloty czasowe
• funkcja matchmakingu, sugerująca najlepsze kontakty do nawiązania.
  

W ten sposób uczestnik nie czuje się anonimowy, lecz częścią żywej społeczności. 

Agenda to pierwsza rzecz, którą analizuje Michał przed wydarzeniem. Kto jest prelegentem, jakie tematy, jakie przerwy?

„Przerwa jest dla uczestnika, a nie dla ciebie”

– to druga złota reguła. Przerwy muszą być respektowane, by ludzie mieli czas na networking, lunch czy chwilę oddechu. Format prezentacji, paneli i warsztatów warto dokładnie oznaczyć, bo uczestnik ceni przejrzystość: prezentacja, panel czy praktyczne zajęcia? Unikaj długich, nijakich paneli z pięcioma gośćmi – trzy osoby pod kontrolą doświadczonego moderatora przyniosą znacznie lepszą wartość. 

Q&A na żywo aktywizuje publiczność i umożliwia bezpośrednie dopytanie ekspertów, co buduje poczucie realnego udziału. A po evencie? Proś o feedback natychmiast, w prosty i przyjemny sposób – z nagrodą w postaci zniżki, wczesnego dostępu czy vouchera. To klucz do ciągłego doskonalenia i gwarancja, że kolejna edycja będzie jeszcze lepsza. 

Podsumowując, kreując event na który ludzie chcą wracać, pamiętaj o pięciu filarach:

• cele wydarzenia
• propozycja wartości
• zaangażowanie uczestników
• klarowna agenda
• zbieranie feedbacku.

Wdrażając te elementy w swoje projekty, zyskasz powracających uczestników, satysfakcję sponsorów i realną wartość biznesową. Czas wprowadzić tę check listę w życie!