Feedback w rekrutacji – Weronika Szatan

Powód odrzucenia kandydata z procesu nie powinien być zapakowany w  kanapkę, lecz przekazany wprost, zrozumiale, ale też empatycznie.

Tak radzi Weronika Szatan, która na wirtualnej scenie #LinkedinLocalVirtual mówiła o trudnym słowie na F, czyli o… feedbacku w rekrutacji.

Nie każdy potrafi przyjąć nawet takiego feedbacku, jaki deklaruje, a nikt nas nie uczy jego przekazywania czy odbierania. Badania naukowe dowodzą, że społeczny stres – np. egzaminacyjny – podnosi poziom lęku, depresji, obniża samoocenę i powoduje wyrzut kortyzolu, przyspieszone tętno i ciśnienie krwi. Analogicznie podczas rekrutacji kandydat doświadcza silnej reakcji stresowej.

Klucz do udanego feedbacku to klarowna struktura:

• Wstęp – decyzja (od razu na początku).
• Pozytywy – co poszło dobrze.
• Obszary do poprawy – kompetencje, które wymagały uzupełnienia.
• Zakończenie – empatyczne podsumowanie, życzenia powodzenia, zapewnienie o możliwości współpracy w przyszłości.

Unikaj zmiękczania na siłę i bezosobowych sformułowań. Zawsze odwołuj się do potrzeb zespołu („potrzebowaliśmy więcej…”) i nie zapomnij podpisywać się jako autor feedbacku (np. „zauważyliśmy z hiring managerem…”).

Ponadto: warto prosić kandydata o informację zwrotną (najlepiej anonimową ankietą) i pamiętać, że nie ma złych kandydatów, są tylko kandydaci niedopasowani do danej roli.

Posumowanie graficzne wystąpienia opracowała Sylwia Chmielewska (rysuję EVENTY).

Feedback w rekrutacji to temat, który dla wielu rekruterów brzmi jak wyzwanie na miarę Mount Everestu. Z jednej strony chcemy zachować w sobie empatię, z drugiej – spełnić oczekiwania biznesu. Weronika Szatan, trenerka rekrutacji z ponad dziewięcioletnim doświadczeniem w branży IT i HR, pokazuje, że klarowna struktura informacji zwrotnej może zbudować renomę firmy, a nawet przekształcić odrzuconego kandydata w ambasadora marki. 

Wielu z nas nie ma ujednoliconej definicji feedbacku – co dla jednych jest rzetelną oceną, dla innych okazuje się jedynie suchym “nie przechodzisz dalej”. Kandydaci często narzekają, że „nie dostali nic więcej poza odmową”, podczas gdy firmy przekonane są, iż przekazały krótkie uzasadnienie. Dochodzi do kolizji oczekiwań i… frustracji. 

„Feedback jest trudny, ponieważ sami nie wiemy, czym do końca on jest.” 

Dodajmy do tego stres społeczny, który w trakcie rozmów kwalifikacyjnych wywołuje wyrzut kortyzolu i wzrost tętna. Kandydat odczuwa ocenę jak na egzaminie, a my – rekruterzy – bolesną konieczność odrzucania większości. Brak szkolenia z zakresu przekazywania informacji zwrotnej tylko potęguje niepewność. Jeśli my sami nie wiemy, jak pomóc, jak mamy oczekiwać, że druga strona przyjmie to bez urazy? 

Historia znajomego Weroniki, który przerwał lekturę poradnika o rzucaniu palenia z obawy, że jeśli go skończy, naprawdę przestanie palić, idealnie obrazuje rozbieżność między tym, co deklarujemy („chcę feedbacku”) a tym, co potrafimy przyjąć. 

Kluczem jest prosta, trzystopniowa struktura: 

• Komunikuj otwarcie – od razu podaj decyzję, aby kandydat nie stresował się do ostatniej chwili. 

• Treść – podziel informację zwrotną na dwie części: najpierw to, co poszło dobrze, potem obszary do poprawy. Unikaj tzw. techniki kanapki, bo rollercoaster emocji dezorientuje odbiorcę. 

• Zakończenie – zostaw pozytywne, ludzkie wrażenie. Nie składaj pustych obietnic, ale wyraź wsparcie i szansę na przyszłość.

„Powód odrzucenia kandydata z procesu nie powinien być zaszyty w kanapce. On powinien być przekazany w prosty, zrozumiały, ale też empatyczny sposób.” 

Pamiętaj także o kilku dobrych praktykach: mów o kompetencjach, nie o cechach osobistych; pokaż, kto stoi za oceną (zespół, hiring manager); poproś na końcu o feedback na temat procesu – anonimowa ankieta to bezpieczna przestrzeń, w której kandydat może wypuścić emocje i nie rozleje ich potem po portalach. 

Dobrze przeprowadzony feedback to nie koszt, to inwestycja w markę pracodawcy i relacje z kandydatami. Dzięki niemu odrzucone talenty mogą stać się ambasadorami, a reputacja twojej organizacji – wzrastać z każdym procesem rekrutacyjnym.