Polityka Prywatności Sharebee

Sharebee sp. z o.o., właściciel platformy Sharebee, dokłada wszelkich starań, aby chronić prywatność osób korzystających z jego serwisów.

W celu realizacji zasady zgodnego z prawem, rzetelnego i przejrzystego przetwarzania Twoich danych osobowych
w trakcie korzystania z naszych usług, przyjmujemy dokument zwany Polityką Prywatności. Polityka Prywatności określa, w jaki sposób dbamy o Twoje dane osobowe i Twoje prawa.

Polityka Prywatności obowiązuje od 30 czerwca 2018 r.

Aplikacja Sharebee

to aplikacja internetowa będącą własnością Sharebee sp. z o.o., dostępna pod dedykowanym adresem internetowym ustalonym z Klientem, umożliwiająca Klientowi samodzielne kontrolowanie i zarządzanie programami Social Selling i Employee Advocacy w swojej organizacji oraz zarządzać bazą Kont.

Sharebee, my, nasz, nasze

to Sharebee sp. z o.o., z siedzibą przy ul. Literackiej 13/2, 01-864 Warszawa, NIP 118-217-44-90, KRS 0000733366. Kontaktowy adres e-mail: hello@sharebee.pl

Klient

to osoba prawna, jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, która zawarła z Sharebee Umowę o świadczenie Usług.

Konto

to kanał dostępu do Aplikacji Sharebee za pomocą loginu (adresu e-mail) i hasła dla osoby fizycznej, zatrudnionej przez Klienta w jakiejkolwiek formie, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej. Klient może określić m.in. następujące poziomy uprawnień: administrator, użytkownik.

RODO

to rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).

Serwis lub Serwisy

to serwisy internetowe należące do lub zarządzane przez Sharebee, w ramach których Sharebee świadczy swoje usługi. Serwis udostępniony jest pod adresem https://www.sharebee.pl i/lub pod dedykowanymi adresami ustalonymi bezpośrednio z Klientem.

Umowa o świadczenie Usług

to umowa o świadczenie usługi dostępu do Aplikacji Sharebee oraz usług dodatkowych, integralnie związanych z korzystaniem z Aplikacji Sharebee.

Umowa o zakup Produktu

to umowa o zakup produktu fizycznego lub cyfrowego poprzez Sklep Sharebee.

Umowa o dostęp testowy

to umowa o świadczenie usługi nieodpłatnego dostępu do Aplikacji Sharebee w celu umożliwienia zapoznania się ze sposobem działania oraz funkcjami Aplikacji Sharebee.

Umowy

to łącznie Umowa o świadczenie Usług, zakup produktów oraz Umowa o dostęp testowy.

Użytkownik

to osoba fizyczna korzystająca z zasobów Serwisów.

Administratorem Twoich danych osobowych w związku z korzystaniem z Serwisów jest Sharebee.

Administratorem Twoich danych osobowych w związku z korzystaniem z Aplikacji Sharebee jest Klient, czyli organizacja która zawarła z Sharebee Umowę o świadczenie Usług. W takim przypadku Sharebee jest procesorem Twoich danych osobowych.

W razie pytań dotyczących przetwarzania Twoich danych osobowych oraz przysługujących Ci praw, skontaktuj się z nami z naszym Inspektorem Ochrony Danych drogą mailową na adres: iod@sharebee.pl

Przetwarzamy Twoje dane osobowe jako: (i) Klienta lub jego przedstawiciela, (ii) potencjalnego Klienta lub jego przedstawiciela lub (iii) Użytkownika, w różnych celach, w różnym zakresie i na różnej podstawie prawnej określonej w RODO. Aby przekazać Ci jak najbardziej przejrzystą informację, pogrupowaliśmy te dane odnosząc się do celów przetwarzania.

1. Umowy z Sharebee

Zamówienie kontaktu w sprawie dostępu testowego do Aplikacji Sharebee

Cel. Przetwarzamy Twoje dane osobowe w celu nawiązania z Tobą kontaktu, udzielenia dodatkowych informacji na temat Aplikacji Sharebee oraz złożenia propozycji przetestowania Aplikacji Sharebee.

Zakres danych. Przetwarzamy Twoje dane osobowe, które podałeś przy użyciu naszego formularza kontaktowego online. Nasz formularz wskazuje, uzupełnienie których pól informacyjnych jest wymagane, a których dobrowolne. Uzupełnienie pól oznaczonych jako wymagane jest warunkiem skorzystania z usługi.

Podstawa prawna. Nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na promocji naszej Aplikacji
Sharebee w relacjach profesjonalnych (tzw. business-to-business) oraz na umożliwieniu jej przetestowania.

Okres przechowywania. W tym celu przetwarzamy Twoje dane osobowe nie dłużej niż 3 lata od daty przesłania wypełnionego formularza. Po upływie tego okresu albo zanonimizujemy Twoje dane osobowe.

Zawarcie, wykonanie i rozliczenie umów / wykonywanie obowiązków podatkowych i rachunkowych / windykacja należności oraz roszczenia

Cel. Przetwarzamy Twoje dane osobowe w celu: (i) zawarcia, wykonania i rozliczenia Umów, (ii) wykonywania naszych obowiązków podatkowych i rachunkowych związanych z prawidłową realizacją Umów, w tym wystawienia i doręczenia Ci faktur lub e-faktur, (iii) windykacji należności wynikających z Umów oraz (iv) ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami wynikającymi z niewykonania lub nienależytego wykonania Umów.

Zakres danych. Przetwarzamy Twoje dane osobowe, które podałeś przy użyciu naszego formularza Umowy o dostęp testowy oraz Umowy o świadczenie Usług. Ponadto przetwarzamy Twoje dane osobowe takie jak: imię i nazwisko, służbowy adres e-mail, służbowy numer telefonu, stanowisko i miejsce pracy.

Podstawa prawna. (1) Nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na nawiązywaniu i utrzymywaniu stosunków gospodarczych z Klientami, którzy działają przez swoich przedstawicieli i pełnomocników, w tym na prawidłowym ustaleniu wysokości przypadających od Klientów opłat za korzystanie z naszych usług, na prowadzeniu windykacji należności wynikających z Umów oraz na dochodzeniu lub obronie przed roszczeniami w postępowaniu przed sądami lub innymi organami państwowymi związanymi z zawarciem i wykonaniem Umów;
(2) wypełnienie ciążących na Sharebee obowiązków prawnych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO), zawartych w przepisach prawa podatkowego (m.in. ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r.- Ordynacja podatkowa) oraz w przepisach dotyczących prowadzenia ksiąg rachunkowych (m.in. ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości).

Okres przechowywania. W tych celach przetwarzamy Twoje dane osobowe zasadniczo przez okres nie dłuższy niż 3 lata od dnia wygaśnięcia lub rozwiązania Umowy. W określonych przypadkach możemy przetwarzać Twoje dane dłużej, jeżeli taka konieczność wynika z przepisów prawa. W celach związanych z wypełnianiem obowiązków podatkowych oraz rachunkowych przetwarzamy Twoje dane osobowe przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku przez Sharebee, a przez dłuższy okres, jeżeli bieg przedawnienia zobowiązania podatkowego ulegnie zawieszeniu lub przerwaniu lub gdy taka konieczność wynika z określonych przepisów prawa.

2. Korzystanie z aplikacji Sharebee

Zapewnienie bezpieczeństwa / korzystanie z funkcji Aplikacji Sharebee

Cel. Przetwarzamy Twoje dane osobowe w celu przeprowadzenia uwierzytelniania w Aplikacji Sharebee oraz umożliwienia Ci korzystania z różnych funkcji Aplikacji Sharebee na określonych poziomach uprawnień, w tym w celu utworzenia profilu użytkownika w Aplikacji Sharebee.

Zakres danych. Przetwarzamy Twoje dane osobowe obejmujące: (i) login (Twój służbowy adres e-mail wskazany przez Klienta podczas konfiguracji dedykowanej Aplikacji Sharebee) i hasło ustanowione przez Ciebie przy logowaniu do Aplikacji Sharebee, (ii) dane zawarte w profilu użytkownika utworzonym w Aplikacji Sharebee, jak również (iii) dane związane z korzystaniem przez Ciebie z określonych funkcji Aplikacji Sharebee (w tym Imie, Nazwisko, Służbowy adres e-mail oraz Adresy zautoryzowanych kont w Portalach Społecznościowych).

Podstawa prawna. Nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa oraz kontroli dostępu do Aplikacji Sharebee, jak również na zapewnieniu możliwości korzystania z określonych funkcji Aplikacji Sharebee.

Okres przechowywania. W tych celach przetwarzamy Twoje dane osobowe przez cały okres korzystania z Aplikacji Sharebee przez Klienta oraz 30 dni po zakończeniu umowy. Po tym czasie dane zostają usunięte lub zanonimizowane. Na żądanie użytkownika dane osobowe mogą zostać zanonimizowane.

3. Zakupy w sklepie internetowym Sharebee

Dane osobowe Kupującego mogą być przetwarzane w następujących celach, na następujących podstawach prawnych i w następujących okresach:

zawarcie i wykonanie umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną – art. 6 ust. 1 lit. b RODO – dane osobowe będą przechowywane przez czas wykonania umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną, a następnie przez okres przewidziany przepisami prawa,

zawarcie i wykonanie umowy sprzedaży – art. 6 ust. 1 lit. b RODO – dane osobowe będą przechowywane przez czas wykonania umowy sprzedaży, a następnie przez okres przewidziany przepisami prawa,

realizacja obowiązków podatkowo-księgowych – art. 6 ust. 1 lit. c RODO – dane osobowe będą przechowywane przez okres konieczny do wypełnienia obowiązku podatkowego ciążącego na Administratorze danych osobowych;

obrona, dochodzenia lub ustalenie roszczeń związanych z umową, co jest prawnie uzasadnionym interesem realizowanym przez Sprzedawcę – art. 6 ust. 1 lit. f RODO – dane osobowe będą przetwarzane przez okres dochodzenia roszczeń, maksymalnie do momentu przedawnienia roszczeń;

obsługa zapytań kierowanych przez Kupujących przed zawarciem umowy, co jest niezbędne do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy – art. 6 ust. 1 lit. b RODO – dane osobowe będą przetwarzane przez czas nawiązania kontaktu i załatwienia sprawy;

celach marketingowych na podstawie – art. 6 ust. 1 lit. a lub f RODO – dane osobowe będą przetwarzane przez czas trwania akcji marketingowej lub do momentu cofnięcia zgody na ich przetwarzanie lub zgłoszenia sprzeciwu wobec przetwarzana danych;

celach związanych z technologią cookies – 6 ust. 1 lit. a RODO – dane osobowe będą przetwarzane do czasu usunięcia tych plików przy pomocy ustawień przeglądarki (przy czym usunięcie plików nie zawsze jest tożsame z usunięciem danych osobowych uzyskanych za pośrednictwem tych plików, stąd możliwość sprzeciwu). Dane będą przetwarzane do czasu wycofania zgody.

4. Korzystanie z formularzy dostępnych na stronie Sharebee

Administrator w ramach Sklepu stosuje następujące formularze:

•  Formularz kontaktowy – umożliwia nawiązanie kontaktu z Administratorem danych osobowych drogą elektroniczną. Formularz kontaktowy wymaga podania: imienia i nazwiska, nr telefonu, adresu e-mail. Dane osobowe przetwarzane są zgodnie z niniejszą Polityką Prywatności. Dane osobowe będą przetwarzane maksymalnie do momentu przedawnienia roszczeń.
• Formularz rejestracyjny w Sklepie – umożliwia założenie Kupującemu konta w sklepie online i dokonywanie z poziomu Konta zakupów Produktów. Formularz rejestracyjny w Sklepie wymaga podania: imienia i nazwiska, nr telefonu, adresu e-mail. Dane osobowe przetwarzane są zgodnie z niniejszą Polityką Prywatności. Dane osobowe będą przetwarzane maksymalnie do momentu przedawnienia roszczeń oraz przez okres konieczny do wypełnienia obowiązku podatkowego ciążącego na Administratorze danych osobowych;
•  Formularz Zamówienia – umożliwia dokonanie zamówienia i zawarcie umowy sprzedaży drogą elektroniczną. Formularz Zamówienia wymaga podania: imienia, nazwiska/ nazwa firmy (opcjonalnie), miejsce wydania Zamówienia (miejscowość, kod pocztowy, ulica i nr domu), adresu e-mail, numeru telefonu, NIP (opcjonalnie). Dane osobowe przetwarzane są zgodnie z niniejszą Polityką Prywatności. Dane osobowe będą przetwarzane maksymalnie do momentu przedawnienia roszczeń oraz przez okres konieczny do wypełnienia obowiązku podatkowego ciążącego na Administratorze danych osobowych;
• Formularz odstąpienia od umowy – umożliwia Kupującemu na warunkach opisanych w Regulaminie Sklepu odstąpienie od umowy. Formularz odstąpienia od umowy wymaga podania: imienia i nazwiska, adresu. Skorzystanie z formularza udostępnionego przez sprzedawcę nie jest konieczne. Dane osobowe przetwarzane są zgodnie z niniejszą Polityką Prywatności. Dane osobowe będą przetwarzane w celu realizacji postępowania związanego z odstąpieniem od umowy oraz maksymalnie do momentu przedawnienia roszczeń.
•  Formularz zapisu na newsletter – umożliwia Kupującemu zapis do newslettera #ShowMeTheHoney. Formularz zapisu na newsletter wymaga podania: imienia i adresu e-mail. Dane osobowe przetwarzane są zgodnie z niniejszą Polityką Prywatności. Poprzez zapis na newsletter Użytkownik wyraża zgodę na:
  – wysyłanie mu informacji marketingowych i handlowych za pomocą e-maila,
  – wykorzystywanie przez Administratora telekomunikacyjnych urządzeń końcowych Użytkownika w celu marketingu bezpośredniego produktów i usług Administratora
  – przedstawianie Użytkownikowi informacji handlowych.
  Powyższe zgody są dobrowolne, jednakże konieczne do wysyłki newslettera. Zgody mogą zostać w każdej chwili wycofane, co spowoduje zaprzestanie wysyłania newslettera zgodnie z zasadami zawartymi w niniejszej polityce prywatności.

Dostawcy usług

Twoje dane osobowe przekazujemy naszym dostawcom usług CRM (Pipedrive), usług analitycznych (np. Google Analytics, Google Tag Manager, HotJar), platformom mediów społecznościowych (np. LinkedIn, Facebook), systemów do marketingu online (np. Google Adwords, Facebook Pixel), usług czatu (Facebook Messenger), usług hosting (The Camels), usług wsparcia procesów zarządzania i księgowości (InFakt) czu usług wysyłki transakcyjnych wiadomości e-mail (Veracomp S.A.). Nasi dostawcy mają siedzibę głównie w Polsce i w innych krajach Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG), np. w Irlandii.

Masz prawo żądać od nas kopii standardowych klauzul umownych, kierując zapytanie w sposób wskazany w punkcie II Polityki Prywatności.

Organy państwowe

Udostępniamy Twoje dane osobowe, jeżeli zwrócą się do nas o to uprawnione organy państwowe, w szczególności jednostki organizacyjne prokuratury, Policja, Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych lub Prezes Urzędu Komunikacji Elektronicznej.

Zapewniamy realizację Twoich uprawnień wskazanych poniżej. Możesz realizować swoje prawa kontaktując się z nami w sposób określony w punkcie II Polityki Prywatności.

Prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”)

Masz prawo do żądania usunięcia wszystkich lub niektórych Twoich danych osobowych. Masz prawo żądania usunięcia danych osobowych, jeżeli:

• wycofałeś określoną zgodę w zakresie, w jakim dane osobowe były przetwarzane w oparciu o Twoją zgodę;
• Twoje dane osobowe przestały być niezbędne do celów, w których zostały zebrane lub w których były przetwarzane;
• wniosłeś sprzeciw wobec wykorzystywania Twoich danych w celach marketingowych;
• wniosłeś sprzeciw wobec przetwarzania Twoich danych w oparciu o nasz prawnie uzasadniony interes (np. wobec wykorzystywania Twoich danych w celu prowadzenia statystyki korzystania z Serwisów i badania satysfakcji), a sprzeciw został uznany za zasadny;
• Twoje dane osobowe są przetwarzane niezgodnie z prawem.

Pomimo żądania usunięcia Twoich danych osobowych, w związku z wniesieniem sprzeciwu lub wycofaniem zgody, możemy zachować pewne dane osobowe w zakresie niezbędnym do celów ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami. Dotyczy to w szczególności danych osobowych obejmujących: imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu oraz historię aktywności w Aplikacji Sharebee, które to dane zachowujemy dla celów rozpatrywania skarg oraz roszczeń związanych z korzystaniem z naszych usług.
Podstawa prawna: art. 17 RODO

Dokładamy wszelkich starań, aby zapewnić bezpieczeństwo Twoich danych osobowych. Serwisy używają szyfrowanej transmisji danych (SSL) podczas rejestracji i logowania, co zapewnia ochronę identyfikujących Cię danych oraz znacząco utrudnia przechwycenie dostępu do Aplikacji Sharebee przez nieupoważnione systemy lub osoby.

Stosownie do potrzeb możemy zmieniać i uzupełniać Politykę Prywatności. O wszelkich zmianach lub uzupełnieniach poinformujemy Cię poprzez zamieszczenie odpowiednich informacji na głównych stronach Serwisów, a w przypadku istotnych zmian możemy wysłać Ci także odrębne powiadomienia na wskazany przez Ciebie adres e-mail.