Sesja firmowa – jak zaplanować i przygotować?

Organizacja sesji zdjęciowej dla zespołu w firmie to doskonały sposób na budowanie wizerunku marki, wzmacnianie więzi między pracownikami oraz tworzenie materiałów, które można wykorzystać w różnych kanałach komunikacji – od strony internetowej po media społecznościowe. Profesjonalne zdjęcia można wykorzystać w materiałach promocyjnych, postach w mediach społecznościowych i dzięki temu wyróżnisz się na tle konkurencji, która na przykład wykorzystuje zdjęcia stockowe.

Aby sesja zdjęciowa była udana i spełniała swoje cele, warto dobrze ją zaplanować i przygotować. Oto kilka kroków, które pomogą w zorganizowaniu profesjonalnej sesji zdjęciowej dla zespołu w firmie.

Spis treści:

Określ cel i zakres sesji
Wybierz styl i koncepcję sesji
Wybierz odpowiedniego fotografa z doświadczeniem w sesji biznesowej
Zorganizuj miejsce sesji zdjęciowej – wybór miejsca
Przygotuj harmonogram sesji biznesowej
Komunikuj się z zespołem
Zadbaj o wygląd i stylizację
Stwórz przyjazną atmosferę
Wykorzystaj różnorodność ujęć
Współpracuj z fotografem
Pamiętaj o prowiancie
Przegląd i wybór zdjęć
Edycja i retusz
Wykorzystanie zdjęć

Pierwszym krokiem jest zdefiniowanie celu sesji zdjęciowej. Zastanów się, do czego będą wykorzystywane zdjęcia. Czy będą to portrety pracowników do sekcji „O nas” na stronie internetowej? A może potrzebne są zdjęcia zespołowe do materiałów marketingowych lub postów w mediach społecznościowych? Jasno określone cele pomogą w dalszych przygotowaniach i będą wyznacznikiem stylu sesji.

Warto uwzględnić zdjęcia biznesowe – portretowe każdego uczestnika. Taka fotka wrzucona na LinkedIn odda profesjonalizm i podkreśli wizerunek firmy.

Warto zaplanować sesję zdjęciową na cały dzień, a nawet na dwa dni jeśli uczestników jest dużo. W naszym wypadku w sesji jednego dnia brało udział 21 Pszczółek. I to był dzień wypełniony po brzegi. Zaczęliśmy o 8:00 a skończyliśmy po 17.

Zatem jakie cele może mieć sesja:

• sesja biznesowa – zdjęcia biznesowe pracowników na stronę, LinkedIna czy do miniaturki maila,
• sesja produktowa – gdzie głównie fotografuje się produkt,
• sesje wizerunkowe – pokazujące na przykład jak się pracuje w firmie – najczęściej wykonywane w siedzibie firmy.
• zdjęcia do materiałów promocyjnych – zamiast banku zdjęć wykorzystamy swoich pracowników i ich wizerunek.

Decydując się na sesję zdjęciową, warto zastanowić się nad stylem, który będzie najlepiej pasował do kultury firmy i jej wizerunku. Czy chcesz, aby zdjęcia były formalne, czy bardziej swobodne i luźne? Czy zależy Ci na sesji w stylu lifestyle, w naturalnym środowisku pracy, czy może w bardziej stylizowanym otoczeniu? Wiadomo, że inny styl będzie na sesji biznesowej a inny, gdy naszym celem są zdjęcia, które zasilą materiały marketingowe.

Dużym plusem jest, gdy zdjęcia oddają charakter firmy. Jak możecie się domyślać na naszej sesji było dużo śmiechu, wygłupów i bardzo luźna atmosfera.

Odradzamy jednak pójście na żywioł. Dużo wcześniej zajęliśmy się przygotowaniem moodboardu z inspiracjami. Znalazły się w nim zarówno zdjęcia biznesowe, scenki z gadżetami, a nawet memy! Wszystko to wrzuciliśmy do jednego pliku w tabeli z komentarzem – do czego nam się to przyda i ile ujęć potrzebujemy.

Wybór odpowiedniego fotografa jest kluczowy dla sukcesu sesji zdjęciowej. Poszukaj profesjonalistów, którzy mają doświadczenie w fotografii biznesowej lub portretowej. Przeglądaj ich portfolio, aby zobaczyć, czy ich styl odpowiada Twoim oczekiwaniom. Upewnij się, że wybrany fotograf rozumie specyfikę sesji korporacyjnej i potrafi pracować w sposób, który sprawi, że pracownicy będą czuli się komfortowo.

W naszym wypadku sprawa była prosta, bo już współpracowaliśmy z Danielem Remianem, który robi profesjonalne zdjęcia biznesowe i do tego tworzy wspaniałą atmosferę podczas sesji. Natomiast jeśli nie masz nikogo z polecenia, to sprawdź kilka osób. Przejrzyj portfolio, sprawdź różnorodność zdjęć. Dobrym pomysłem jest też rozmowa z taką osobą, ponieważ dla Ciebie sesja biznesowa może być czymś innym niż dla fotografa, więc dobrze sprawdzić, czy jesteście na „tej samej stronie”.

Co więcej? Do sesji wizerunkowej i nie tylko oprócz fotografa będzie potrzebna osoba od oświetlenia i asystent. Zapytaj, czy fotograf współpracuje z takimi osobami – dzięki temu Ty nie musisz szukać kolejnych zasobów.

Przed sesją zrobiliśmy reaserch w poszukiwaniu idealnego studia – czyli jakiego?

• Po pierwsze znajduje się blisko centrum, ewentualnie na linii metra.
• Po drugie zależało nam na powierzchni. Ponad 20 osób + obsługa to całkiem spora klasa w szkole, więc należy zadbać o wygodę nie tylko w trakcie sesji, ale też podczas przerw na lunch. Poza tym część osób większość czasu oczekiwała. Zatem potrzebne jest też wygodne miejsce do pracy.
• Sprawdź czy studio ma na wyposażeniu niezbędne statywy, tła i inne gadżety, które przydadzą się do sesji biznesowej.

Miejsce sesji powinno być dobrze oświetlone, przestronne i komfortowe dla wszystkich uczestników. Może to być biuro firmy, przestrzeń coworkingowa, plener, czy wynajęte studio fotograficzne. Pamiętaj, aby odpowiednio przygotować miejsce – usunąć zbędne przedmioty, zadbać o estetykę tła oraz oświetlenie. Warto przed sesją umówić się na wizję lokalną. Wtedy masz pewność, że miejsca jest dość, sprzęt jest dostępny, a dojazd całkiem wygodny.

Jeżeli sesja odbywa się na zewnątrz, sprawdź prognozę pogody i przygotuj plan awaryjny na wypadek niekorzystnych warunków.

Warto jeszcze dodać, że wszystkie rekwizyty i gadżety do sesji przywieźliśmy wcześniej – nie było problemu z przechowaniem tego przez dwie doby. Studio, w którym robiliśmy sesję mieści się w centrym Warszawy – PinUp Studio.

Jeśli Twoim celem są profesjonalne zdjęcia biznesowe i zależy Ci na tym by wszystko poszło jak po miodzie, to zaplanuj przebieg sesji.

Ustalenie harmonogramu sesji jest ważne, aby uniknąć chaosu i zapewnić płynność całego procesu. Przygotuj listę pracowników, którzy będą brać udział w sesji, i ustal godziny ich zdjęć. Zaplanuj przerwy na odpoczynek i ewentualne zmiany stylizacji. Pamiętaj, aby dać pracownikom wystarczająco dużo czasu na przygotowanie się do sesji.

To był najsłabszy punkt naszej sesji. Założyliśmy po 15 minut na osobę i to okazało się mało. Ponieważ Pszczółki robiły zdjęcia portretowe – sesja biznesowa, fotografie do social mediów, fotki do publikacji na stronie, ale też były foty zespołów czy mniejszych grup.

Przed sesją poinformuj zespół o szczegółach: data, miejsce, harmonogram, dress code, oraz czego mogą się spodziewać. Daj im wskazówki dotyczące ubioru i przygotowania, takie jak unikanie odzieży z małymi wzorami, które mogą wyglądać źle na zdjęciach, czy przygotowanie się do zdjęć w makijażu, który pasuje do stylu sesji. Zadbaj, aby pracownicy czuli się komfortowo i pewnie przed obiektywem.

Każdy powinien wiedzieć jaki będzie styl zdjęć i czy wziąć ze sobą np. bluzy firmowe, okulary czy inne gadżety – wykorzystanie ich należy zaplanować wcześniej.

Pamiętaj, że nie każdy z Twoich pracowników brał już kiedyś udział w sesji biznesowej i nie koniecznie ma na swoim koncie profesjonalne zdjęcia. Dobra komunikacja i przekazanie absolutnie podstawowych informacji będzie dla nich pomocne.

Dopasowana stylizacja i dbałość o szczegóły są kluczowe dla spójności wizerunku na zdjęciach. Można rozważyć zatrudnienie stylisty lub wizażysty, który pomoże zadbać o odpowiedni wygląd uczestników sesji, zwłaszcza jeśli zdjęcia mają być wykorzystane do celów promocyjnych czy reklamy.

Warto skorzystać z usług osoby od makijażu. W naszym wypadku fotograf miał osobę z polecenia, więc nie musiliśmy już szukać. Zwróć uwagę na to, czy usługi świadczone przez makijażystkę to pełny makijaż, czy tylko poprawki „by nie świeciło się czółko”.

Możesz też dopytać fotografa, czy poleci kogoś z kim dobrze się współpracuje podczas sesji biznesowych.

Podczas sesji zdjęciowej ważne jest, aby stworzyć przyjazną i swobodną atmosferę. Możesz włączyć muzykę, która wprowadzi dobry nastrój, zapewnić przekąski i napoje oraz dbać o to, by każdy czuł się komfortowo. Fotograf powinien być osobą, która potrafi pracować z ludźmi i sprawić, by pozowanie do zdjęć było przyjemnym doświadczeniem.

Podczas sesji zdjęciowej warto zrealizować różne ujęcia – od indywidualnych portretów po zdjęcia grupowe, zarówno formalne, jak i bardziej swobodne. Fotki na jednokolorowym tle i różnorodnym, w studiu lub w siedzibie firmy. Do wykorzystania w raportach rocznych, dla klientów i śmiesznych postach. Promujące kulturę firmy jak i robiące dobre pierwsze wrażenie w środowisku biznesowym.

Fotograf może zaproponować różne kompozycje, aby uchwycić autentyczność zespołu i dynamikę współpracy. Warto także zrobić zdjęcia w różnych ustawieniach, aby mieć większą różnorodność do wykorzystania w przyszłych materiałach. Aby wszystko poszło zgodnie z planem wykorzystaj moodboard, o którym pisaliśmy wcześniej. Taka tablica pozwoli Ci też pilnować nie tylko ujęć ale i charakteru zdjęć jakie zaplanujesz.

Woda, kawa, herbata – to standard. Zamówi kilka zgrzewek wody i dopytaj czy studio wyposażone jest w ekspres do kawy z którego możecie skorzystać. Jakieś przekąski też szybko znikną.

Podczas planu sesji biznesowej uwzględnij przerwę na lunch. Najlepiej niech to będzie forma cateringu z dowozem – nie tracisz wtedy czasu na przemieszczanie się do restauracji itd. My wybraliśmy pyszny lunch i deser z firmy Małpi Biznes. Jedzonko 10/10. Sesje zdjęciowe potrafią być czasem bardziej energochłonne niż zwykły dzień pracy więc pomyśl jeszcze o energetykach.

No i na koniec dodajmy jeszcze, że warto policzyć do lunchu osoby z obsługi, fotografa, makijażystkę itd.

Po zakończonej sesji zdjęciowej, warto spotkać się z fotografem, aby przejrzeć wszystkie wykonane zdjęcia i wybrać te, które najlepiej spełniają oczekiwania. Można także zaangażować zespół w proces wyboru, aby upewnić się, że wszyscy są zadowoleni z końcowego efektu. Wspólnie wybrane zdjęcia będą bardziej autentyczne i naturalne.

Po wyborze zdjęć fotograf zazwyczaj zajmuje się ich edycją i retuszem. Ważne jest, aby zdjęcia były profesjonalnie przygotowane, ale jednocześnie zachowywały naturalność. Edycja powinna skupiać się na poprawie jakości zdjęcia, a nie na nadmiernym retuszu, który może sprawić, że zdjęcia staną się nienaturalne.

Po zakończeniu procesu edycji, zdjęcia są gotowe do wykorzystania. W zależności od celów sesji, można je zamieścić na stronie internetowej firmy, w mediach społecznościowych, w materiałach marketingowych, czy też w prezentacjach korporacyjnych. Warto zadbać o to, aby zdjęcia były zgodne z wizerunkiem i misją firmy oraz były regularnie aktualizowane.

Zorganizowanie sesji zdjęciowej dla zespołu w firmie może być świetnym sposobem na budowanie pozytywnego wizerunku marki, wzmacnianie więzi między pracownikami oraz tworzenie materiałów, które będą służyły firmie przez długi czas. Kluczem do sukcesu jest dokładne zaplanowanie sesji, wybór odpowiedniego fotografa, dbałość o szczegóły i zapewnienie komfortu wszystkim uczestnikom. Dzięki temu sesja zdjęciowa stanie się nie tylko obowiązkiem, ale i przyjemnym doświadczeniem dla całego zespołu.